Af Mads Richard Møller, proceskonsulent, Intracom Consult. Oktober 2006.

______________________________________________________________

De fleste virksomheder har efterhånden opdaget, hvor vigtig intranettets forside er: Det er her, brugerne kommer forbi, når de søger efter digital viden og værktøjer i løbet af arbejdsdagen. Eller de bruger forsiden for at få et hurtigt overblik over, hvad der sker i virksomhedens verden. For lige som forsiden kan ses som en indgang til intranettet, kan det ses som et medie i sig selv: En nyhedsportal.

Det er ikke uden grund, at man kan kalde det en nyhedsportal, for det er vigtigt at se forsiden som en samlet brugerflade (portal), der kan favne mange forskellige former for nyheder: Centralt redigerede nyheder, nyheder fra decentrale redaktører, automatisk genererede informationer (fx virksomhedens aktiekurs eller omsætningstal), aktuel information fra andre IT-systemer (fx dagens aftaler i Outlook), eksterne nyheder (fx i form af RSS nyhedsfeeds), blogs og debatindlæg etc. Dermed dækker nyhedsportalen alt det der ’pushes’ ud på intranettets forside – uanset kilde eller form.

Den brede definition af nyhedsportalen er central for at forstå de mange nye muligheder. Samtidigt er det en af de helt store udfordringer, fordi det stiller store krav til prioritering og koordinering mellem meget forskellige typer af indhold.

Det er ikke noget nyt, at der løbende skal prioriteres og koordineres mellem forskellige nyheder. Det har altid været et fast element i nyhedsformidling – uanset om det handler om den daglige avis eller personale¬bladet. Det nye er, at nyhedsportalen er en samling af forskellige nyhedskanaler, der i stort omfang lever hver deres liv. De forskellige kanaler kan sagtens have forskellige redaktionslinjer og indholdsansvarlige. Kan blive publiceret på forskellige tidspunkter. Og kan være rettet til forskellige målgrupper, samtidig med at de eksistererer side om side på den samme brugerflade.

Og hele dette dynamiske samspil skal foregå på begrænset plads, for den enkelte bruger har nu en gang kun én startside. Og den fylder kun én skærm (selv om jeg har set eksempler på hvordan kreative nyhedsredaktører forsøger at udvide nyhedsportalen nedad). Så hvis den ene kanal tager mere plads, så bliver der mindre plads til de andre. Og hvis den ene kanal bruger en fræk overskrift, et flot billede og fire røde udråbstegn, så fjernes opmærksomheden fra de andre nyheder.

Det er derfor en vigtig udfordring at fordele den gode placering og de stærke virkemidler på en måde, så både brugerne og nyhedsleverandørerne er tilfredse. Ellers er der (næsten) altid andre veje at vælge - for både afsender og modtager.

Der er tre primære fordele ved en fælles nyhedsportal:

1. At have én, opdateret nyhedskanal til alle medarbejderne

2. At sikre sammenhæng mellem forskellige nyheder

3. At undgå viden’øer’ i virksomheden

Én opdateret nyhedskanal

Uanset om det handler om en aktuel, virksomhedsstrategisk beslutning eller et alvorligt IT-problem, så er hurtig og ufiltreret kommunikation til alle medarbejdere på samme tid vigtigt.

Hidtil har mange virksomheder primært benyttet sig af mails til den form for akutte nyheder, men nyhedsportalen har den fordel, at det er muligt at følges op på den pågældende sag og løbende henvise til opdateret information. Den enkelte medarbejder er dermed ikke afhængig af at huske, hvornår den seneste mail om sagen er kommet. Og enten komme til at åbne en to dags gammel mail med forældede informationer eller slet ikke kunne finde den.

Mails er dog stadig et effektivt medie - på nogle områder helt klart nyhedsportalen overlegen. Der er derfor ingen grund til at bandlyse mails, men i stedet bruge dem til den ’alert’-funktion, de er så velegnede til: En emnelinje, et kort ’need to’ resume og så henvisning til uddybning på den fælles, opdaterede nyhedsportal.

Sammenhæng

Første eksempel: Pressen skriver kritisk om virksomheden. Det ved alle medarbejderne, idet presseklip er en integreret del af virksomhedens nyhedsportal. Allerede fra morgenstunden af sætter den presseansvarlige et lille rødt udråbstegn ved det pågældende presseklip. For at sikre at alle ser det. Hun tiføjer også en note om, at der kommer en kommentar fra direktøren inden frokost. Den kommentar placeres ved siden af. Unøjagtigheder korrigeres og sagen afdramatiseres.

Andet eksempel: Virksomheden står foran en fusion. Det laves en særligt ’fusionskanal’ på forsiden, hvor nyhederne samles. Det skaber sammenhæng og overblik over forløbet. Alle kan se, hvordan der løbende informeres – fra første rygte og i takt med at detaljerne falder på plads.

Undgå viden’øer’

Mange nyhedsstrømme fungerer i dag som isolerede ’kredsløb’ – fx i forbindelse med projekter. Det sker typisk via mails, som kun er tilgængelige for de modtagere, der på forhånd er kendte og involveret i det pågældende projekt. Man kan derfor ikke være sikker på, at alle relevante medarbejdere har adgang til den pågældende information. Og der er heller ingen sikkerhed for, at der ikke er nøjagtigt det samme projekt i gang et andet sted i virksomheden.

Ved at bruge en fælles nyhedsportal bliver det lettere for andre at få overblik over og følge med i aktuelle projekter – og eventuelt bidrage med relevant viden. Samtidigt bliver det lettere på et senere tidspunkt at få adgang til og overblik over centrale beslutninger og begivenheder.

De fleste nyhedsportaler starter uden brug af personalisering – som én fælles brugerflade for alle. Det fungerer mange steder udmærket, men ender før eller siden ofte i en af to grøfter:

• At nyhedsportalen har svært ved at levere tilstrækkeligt med relevante, daglige nyheder til at blive en fast nyhedskanal for medarbejderne. I stedet overtager mails, lokale intranet-sider, eksterne hjemmesider eller tilfældig snak med kollegaer rollen som medarbejdernes foretrukne nyhedsmedie.

• At nyhedsportalen kommer til at indeholde alt for mange nyheder, hvoraf mange kun er relevante for nogle af medarbejderne. Ofte domineres nyhedsportalen af nyheder fra og om hovedkontoret – og mange af dem er ikke alene irrelevante for lokale afdelinger men også en unødvendig påmindelse om alle de spændende aktiviteter, som de lokale medarbejdere går glip af.

Mange virksomheder bevæger sig derfor i retning af en nyhedsportal, der kombinerer nyheder for alle, nyheder målrettet afgrænsede grupper af brugere samt nyheder, der frit kan vælges og sammensættes af den enkelte bruger. 

De fælles nyheder er en af de mindste udfordringer, bl.a. fordi ansvaret ofte er entydigt placeret hos en central kommunikationsansvarlig. Der er dog mange kommunikationsansvarlige, der har en uheldig tendens til at fastholde unødvendig central styring i stedet for at uddelegere indholdsansvar. For selv om en nyhed er for alle, kan den udmærket skrives og publiceres af andre end kommunikations¬afdelingen. Vejen til uddelegering går ofte via en opsplitning fra én til flere forskellige – men stadig fælles – nyheds¬kanaler. Typiske eksempler er opdeling i IT-status, job- og uddannelsestilbud samt kantinemenuen – som alle har oplagte kanalansvarlige uden for kommunikationsafdelingen.

Den helt store udfordring for nyhedsportalen er at prioritere og koordinere det stærkt stigende antal interne og eksterne nyhedskanaler, som primært er relevante for afgrænsede grupper af medarbejdere.

• At få overblik over eksisterende nyhedsstrømme. Bl.a. fordi de jo ofte er skjult i lukkede mailgrupper.

• At udarbejde en sammenhængende strategi og handlingsplan for segmenteringen. Hvilket er nødvendigt for at undgå at det bliver nogle tilfældige segmenter, der sætter scenen - og dermed ’fastlåser’ den videre udvikling.

Selv om der er mange former for segmentering, så viser der sig efterhånden en tendens i retning af at arbejde med tre primære segmenteringer: Geografisk, organisatorisk og fagligt.

Den geografiske segmentering har typisk til formål at sikre, at praktiske nyheder som fx ”Bil med lys på”, ”Kantinemenuen” og ”Der males i receptionen” kun publiceres for de medarbejdere, der arbejder det pågældende sted.

Inden for de to andre segmenter er udfordringen typisk at adskille det organisatoriske og det faglige, så en nyhed med (faglig) relevans for mange i virksomheden ikke ’lukkes inde’ i en tilfældig organisatorisk enhed. Hvis du sidder i juridisk kontor, så er det (organisatorisk) relevant for dig, at du får en ny chef, som du skal referere til. Men det kan også være (fagligt) rele¬vant for medarbejdere i andre afdelinger, at den nye chef har særlig erfaring med internationale kontraktforhandlinger.

Når det gælder faglig segmentering, er der til gengæld mange varianter. Man kan vælge at segmentere efter forretningsprocesser, faglige projekter, udvalgte medarbejderroller eller efter mere generiske og tværgående emner. Det afhænger helt og holdent af virksomhedens behov og kultur.

Et fællestræk er dog – på tværs af segmenteringsstrategi - at formålet ikke er at forhindre nogle medarbejderes adgang til nyheder, men at sikre at de brugere, der har særlig behov for den pågældende nyhed, ser den på sin startside. Og samtidigt give andre mulighed for at abonnere på de pågældende nyhedskanaler eller finde den ved nogle enkle klik.

Vejen til en samlet og effektiv nyhedsportal vil være meget forskellig fra virksomhed til virksomhed. Den afhænger i høj grad af størrelse, geografisk og faglig spredning samt nuværende erfaring med intranet og intern kommunikation.

• Det er altid et godt argument over for virksomhedens ledelse, at det ikke handler om at bruge resurser til et nyt medie, men om effektivisering og forenkling af eksisterende informationsstrømme.

• Det kan formindske usikkerhed og modstand fra eksisterende kanalansvarlige, idet nyhedsportalen ikke præsenteres som en konkurrent, men som en mulighed for at give ny synlighed og værdi til eksisterende kanaler.

Når der først er skabt fælles opbakning og forståelse af nyhedsportalen, er følgende råd relevante:

• Opdel nyhedsportalen i klart afgrænsede og selvstændige nyhedskanaler

• Start med at fokusere på de fælles kanaler

• Hav en klar strategi og handlingsplan for de segmenterede kanaler

• Følg løbende op – og tilret efter behov

Og sidst men ikke mindst: Bliv inspireret og lær af andre. Da nyhedsformidling er en så synlig del af intranettets forside, er det ofte nok at se et enkelt dump fra en intranet-kollega for at blive inspireret til at få nye ideer – eller til at blive bekræftet i at ens egen nyhedsportal er på rette spor.

Det kan bl.a. ske ved at deltage i det seminar og den workshop erfaringsnetværket Intra2 arrangerer den 7. og 8. november i DR Byen. Læs mere på www.Intra2.dk.