Artikel af Mads Richard Møller, proceskonsulent, Intracom Consult. mads@(if you can see this please update your browser)intracom.dk                           

-------------------------------------------------

Mandag den 18. september arrangerede Intra2 et seminar om rolleportaler. 

Dagens tre cases samt diskussion og workshop blandt deltagerne bekræftede, at rolleportaler kan være en meget brugbar og enkel genvej til et mere forretningskritisk, effektivt og brugervenligt intranet.

Rolleportaler handler om prioritering og målretning af indhold i forhold til nogle afgrænsede roller og arbejdsopgaver. Og dermed også prioritering af brugere og brugssituationer.

Dermed handler rolleportaler helt grundlæggende om forretningsmæssig prioritering af indhold og funktionalitet på intranettet. Hvilket er en af de største svagheder ved nutidens intranet: At der ikke sker en tilstrækkelig prioritering af, hvilke forretningsmæssige mål og opgaver, som intranettet skal understøtte.

Resultatet af manglende prioritering er, at mange intranet bliver en blandet landhandel af nice to og need to. Hvor der tilmed ikke er overblik over hvad der er nice og hvad der er need. Og for hvem. Virksomheden har ganske enkelt ingen styringsredskaber, når det skal vurderes hvad det er særligt vigtigt at bruge resurser på at opdatere og videreudvikle.

Rolleportaler kan derfor ses som prioriteret og målrettet brugervenlighed, som udspringer af forretnings¬mæssige behov.

Alene diskussionen omkring rolleportaler er derfor en sund udfordring for mange virksomheder, netop fordi det gør op med tanken om at intranettet skal være alt for alle. For det hverken kan eller skal det. I stedet er det nødvendigt at vurdere hvor og hvordan intranettet med særlig fordel kan understøtte virksomhedens behov. Og dermed hvordan virksomheden får mest (forretningsmæssigt) udbytte i forhold til indsatsen.

Og det er et godt udgangspunkt for at styrke intranettet som ”Business case”.

Udfordringen er så naturligvis at foretage den nødvendige prioritering og opdeling af brugergrupper og arbejdsopgaver. Hvilket giver næsten lige så mange forskellige resultater som der er virksomheder og forretningsmæssige udfordringer. Seminaret viste dog også at nogle virksomheder har det lettere end andre.

Blandt de tre deltagende banker var der således slående lighed mellem rolleportalerne over for fx ’boligrådgivere’, ’privatrådgivere’ og ’erhvervsrådgivere’. Det medførte da også slet skjult misundelse blandt nogle deltagere med mere komplekse og forskellig¬artede arbejdsopgaver og medarbejdergrupper.

Men bankernes brug af rolleportaler afspejler blot at de pågældende medarbejdere:

1. Har en særlig forretningskritisk funktion

2. Har et stort og kontinuerligt informationsbehov

3. Er spredt geografisk

4. Har ensartede arbejdsopgaver

På seminaret blev der således også vist gode eksempler på rolleportaler rettet mod nye medarbejdere, decentrale HR-medarbejdere, medarbejdere beskæftiget med kontrol og overvågning ’i marken’ samt butiksmedarbejdere.

De rolleportaler, der har sværest ved at komme i gang, forsøger typisk at dække over medarbejdere med alt for forskellige arbejdsopgaver og informationsbehov. Det gælder fx i forbindelse med lederportaler, som flere virksomheder arbejder med eller overvejer. Problemet er, at rollen ’leder’ er meget bred. I stedet kan der med fordel fokuseres på særlige grupper af ledere (fx ’nye ledere’) eller prioriteres i forhold til mere afgrænsede lederroller: Den faglige leder, lederen med personaleansvar, projektlederen etc. Det vigtigste er, at den pågældende bruger hurtigt kan overskue hvad den enkelte rolleportal indeholder og hvad den kan hjælpe vedkommende med.

En central diskussion på dagen var samspil mellem rolleportaler og indhold målrettet en særlig organisatorisk enhed. Den pragmatiske konklusion blev, at en rolleportal udmærket godt kan være rettet mod en organisatorisk enhed, men at det særlige rationale i rolleportalen stadig afhænger af de fire skitserede forhold: At enheden er særlig forretningskritisk, har et stort informationsbehov, er spredt geografisk og at medarbejderne har ens arbejdsopgaver.

Den vigtigste læring fra seminaret var at gøre rolleportalen så enkelt som muligt. De fleste eksempler handlede således om at samle allerede eksisterende information på en særskilt side – ofte blot i form af en række links. Men effekten af at udvælge de rigtige links og ordne dem logisk i forhold til den pågældende arbejdsopgave var næsten overvældende.

Og så viste det sig mindre vigtigt om brugeren selv skulle vælge den relevante rolleportal via en fælles menustruktur eller om den blev gjort tilgængelig via en personaliseret forside.

Uanset muligheden for personalisering, så valgte langt de fleste virksomheder at synliggøre de forskellige rolleportaler for alle medarbejdere. Det skyldes dels den generelle tendens mod mere fri adgang til information – og dermed understøttelse af tværgående videndeling - men det er også med til at synliggøre og fremhæve de strategiske prioriteringer, der ligger bag brugen af rolleportaler. De fleste eksempler på rolleportaler var således synlige for alle på intranettets forside.

Endeligt kom seminaret frem til en række generelle råd, som også viste sig relevante for rolleportaler:

• Synliggør indholdsansvarlige – gerne med foto.

• Sørg for at få ansvaret for rolleportalen forankret i ledelsen (få en sponsor)

• Sørg for at dokumentere / måle effekten af rolleportalen – gerne både kvalitativt og kvantitativt.

Mange af deltagerne på seminaret var på forhånd lidt usikre på, hvordan de kom i gang med rolleportaler. Men da ’mystikken’ blev trukket ud, så viste det sig at mange allerede havde eller var på vej mod rolle¬portaler – uanset hvor simple de var og uanset om de var tænkt som rolleportaler.

De virksomheder, der allerede var godt i gang, havde næsten alle sammen oplevet hvordan de første gode rolleportaler gav appetit til mere. Enten i form af udbygning af eksisterende rolleportaler eller i form af rolleportaler for nye medarbejdergrupper og arbejdsopgaver.

Så selv om brugen af rolleportaler er meget forskellig fra virksomhed til virksomhed, så bekræftede seminaret tydeligt, at rolleportaler er et af de mest enkle og fleksible værktøjer til at skabe et mere forretningskritisk, effektivt og brugervenligt intranet. Uanset virksomhed eller branche.