Forord  Introduktion Kap.1 Kap.2  Kap.3  Kap.4  Kap.5  Kap.6 Opsummering  Perspektivering

Igennem de seneste år har der været en stigende interesse for forretningsmæssig udnyttelse af intranet - eller virksomhedsportaler, som de også kaldes. Altså ikke fokus på teknikken i sig selv, men på de forretningsmæssige muligheder i det nye medie, der i princippet kan sammenkoble alle og gøre alt tilgængeligt for alle på samme tid.

 Intranet er for de fleste virksomheder lukket land, indtil de etablerer deres eget. Mens internettet ganske åbent stiller funktionaliteter og indhold til skue for kunder og konkurrenter, så er intranet i sagens natur afskærmet for andre, og især for konkurrenter. Den eneste mulighed for inspiration har indtil nu været konferencer, hvor man har kunnet høre den samme håndfuld virksomheder fortælle om best practice. Ofte med fokus på den tekniske best practice og ikke på det forretningsmæssige udbytte. Lidt firkantet formuleret kunne man få det indtryk, at man skulle være en global virksomhed med en IT-afdeling større end en gennemsnitlig dansk virksomhed for at have et velfungerende intranet.

 I de seneste år har billedet ændret sig meget, de fleste har erkendt, at intranet primært handler om strategi og organisation, og de få glansbilleder har fået selskab af langt flere eksempler på både gode og dårlige erfaringer med intranet, også blandt mindre virksomheder. Men der er stadig meget lidt viden om, hvad der er best practice inden for forretningsmæssig udnyttelse af intranet. Eller måske vigtigere endnu, hvad der er real practice. For med til et velfungerende intranet hører også historier om barrierer og besværligheder, om usikkerhed overfor IT og forandring, om organisatorisk magt og afmagt.

 Som en del af mit arbejde har jeg været ordstyrer og facilitator på en lang række konferencer, seminarer og workshops om intranet og virksomhedsportaler. Disse arrangementer har indeholdt de obligatoriske foredrag og cases, men vigtigst af alt har de indeholdt et stort element af erfaringsudveksling mellem de deltagende virksomheder. Det har ofte betydet et mentalt løft for deltagerne at se, at de andre intranet ikke var så forkromede, som man troede. Samtidig har det givet konkret inspiration til og argumenter for bedre udnyttelse af intranet i deltagernes virksomheder. De diskussioner har en række virksomheder valgt at fortsætte i Intra2.dk, som er et forum for erfaringsudveksling om intranet.

 For mig har det betydet indblik i og diskussion af intranet hos mere end 200 danske virksomheder. Blandt dem en række IT-frontløbere, men først og fremmest 200 ganske almindelige danske virksomheder: private og offentlige, viden- og produktionsvirksomheder, mindre, mellemstore og helt store samt nationale og internationale. Og diskussionerne er taget med ledere, IT-, personale-, kommunikations- og kvalitetsansvarlige samt mange andre faggrupper, som arbejder med intranet og virksomhedsportaler. Sammen med erfaring fra procesrådgivning for en række offentlige og private virksomheder danner det den faglige ballast, som denne bog bygger på.

Introduktion til indholdet

Forretningsmæssig udnyttelse af virksomhedsportaler og intranet er et stort område, og jeg forsøger i bogen at dække både tekniske, strategiske og organisatoriske forhold. Jeg har forsøgt at gøre de enkelte kapitler læsbare hver for sig. Der kan således hentes inspiration og erfaring direkte fra de mange eksempler efter de enkelte kapitler i del 1 eller fra de fire cases i del 2. Eller der kan skabes et hurtigt overblik i del 3. Men naturligvis anbefaler jeg, at man læser bogen fra starten af. Bl.a. fordi det kan være, at den største udfordring ikke ligger inden for det område, man selv er mest interesseret i.

Del 1 indeholder seks kapitler, der såvel teoretisk som praktisk kommer rundt om de emner, enhver virksomhed skal overveje, når den skal i gang med eller vil forbedre et eksisterende intranet. Efter hvert af de seks kapitler er der en række korte eksempler fra danske virksomheder.

Kapitel 1: Intranettets anatomi handler om teknikken. Jeg ser kort på brugerens vej til portalen og de underliggende IT-strukturer, der betyder, at virksomheden nu står med en række nye forretningsmæssige muligheder.

Kapitel 2: Portalens opbygning ser på den brugerflade, der er mødestedet mellem brugere og det digitale indhold. Jeg beskriver portalens fire forskellige elementer: Identitet, Værktøjer, Arkiv og Nyheder. I slutningen af kapitlet kommer jeg omkring begrebet personalisering.

Kapitel 3: Portalens forretningsmæssige potentialer går tæt på, hvordan danske virksomheder kan udnytte og allerede har udnyttet portalen til at understøtte Kommunikation, Arbejdsprocesser, Videnstyring og Organisatorisk udvikling.

Kapitel 4: Organisatorisk forankring beskriver den vigtigste forudsætning for en velfungerende virksomhedsportal: at der er medarbejdere og ledere, som forstår og kan udnytte virksomhedsportalen i forhold til virksomhedens mål. En manglende eller skæv organisatorisk forankring vil næsten altid resultere i en svag eller uhensigtsmæssig virksomhedsportal.

Kapitel 5: Virksomhedsportalen og de tre net går ud over den interne virksomhedsportal og ser på samspil mellem intra-, ekstra- og internet. Det er her, de største organisatoriske og strategiske muligheder og udfordringer ligger for danske virksomheder. For mens den digitale verden i sig selv er grænseoverskridende, så er der stadig stor organisatorisk usikkerhed og manglende koordinering mellem de tre net.

Kapitel 6: Måling af virksomhedsportalen går tæt på, hvordan virksomheden kan blive klogere og styre virksomhedsportalen bedre. Jeg ser på måling i forhold til portalen, brugerne, virksomheden og omverdenen.

Del 2 <IKKE DIGITALT TILGÆNGELIG> indeholder fire cases, som går tættere på en produktionsvirksomhed, en detailhandelskæde, en offentlig styrelse og en rådgivningsvirksomhed. To cases går tæt på den første version intranet, to går tættere på videreudvikling.

Kapitel 7 handler om Bambo A/S, som er en produktionsvirksomhed fra Aabenraa. De har etableret et intranet, der primært er rettet mod medarbejderne i produktionen. En pragmatisk indstilling, engagerede medarbejdere og forretningsmæssig fokus har i løbet af et år skabt et intranet, som Bambo ikke kan leve uden.

Kapitel 8 handler om Fakta A/S. Deres intranet er i første omgang rettet mod de regionschefer, der er hovedkontorets bindeled til de mere end 200 butikker over hele landet. Med fokus på salgstal og bundlinje har Fakta skabt et effektivt og uundværligt værktøj, der hver dag spreder aktuel og relevant viden til dem, der har brug for det.

Kapitel 9 handler om Banestyrelsen. Fra at være en del af DSB er det blevet en selvstændig offentlig styrelse med helt egne mål og identitet. I løbet af godt otte måneder revitaliserede Banestyrelsen det eksisterende intranet, så det i højere grad var med til at understøtte den nye organisation.

Kapitel 10 handler om advokatkæden Ret & Råd. Her udgør det fælles intranet det organisatoriske samlingspunkt for 70 lokale advokatkontorer. Hos Ret & Råd er videndeling i høj grad en organisatorisk og forretningsmæssig nødvendighed - og i lige så høj grad en digital realitet.

Del 3 samler op og perspektiverer.

Kapitel 11: Opsummering samler op på virksomhedsportalen som en tværorganisatorisk proces.

Kapitel 12: Perspektivering går tættere på tre digitale spring: det organisatoriske, det forretningsmæssige og det virtuelle gennembrud.