Forord  Introduktion Kap.1 Kap.2  Kap.3  Kap.4  Kap.5  Kap.6 Opsummering  Perspektivering

De foregående kapitler har fokuseret på virksomhedens digitale aktiviteter inden for firewall'en. I dette kapitel beskriver jeg, hvordan jeg gennem mit arbejde med den interne virksomhedsportal er stødt på virksomhedens hjemmeside, eksterne portaler og ekstranet. Det har givet mig et indblik i, hvordan samspillet mellem virksomhedens interne og eksterne digitale aktiviteter er foregået hidtil, og hvor det er på vej hen.

De tre net

Der bruges mange forskellige begreber til at beskrive virksomhedens interne digitale aktiviteter, hvilket skaber en del begrebsforvirring. På samme måde forholder det sig, når talen falder på virksomhedens eksterne digitale aktivitet. Begreberne intranet, ekstranet, internet, hjemmeside samt interne og eksterne portaler bliver derfor brugt lidt forskelligt. I det følgende vil jeg beskrive, hvordan jeg ser sammenhængen mellem intranet, ekstranet og internet, mellem den interne portal, de eksterne portaler og virksomhedens hjemmeside.

 Det første net er intranettet, som favner arbejdet med den interne portal indefra - inden for firewall'en.

 Det andet net er ekstranettet. Det betegner en adgang til den interne portal gennem firewall'en. Ekstranet dækker således over alle, der arbejder med den interne portalen udefra - uanset om det sker via en telefonlinje eller over internettet, og uanset om det er en medarbejder, kunde eller samarbejdspartner.

 Det tredje net er internettet. Internettet favner virksomhedens hjemmeside, som jeg opfatter som virksomhedens primære digitale præsentation og tilstedeværelse på internettet. Hver virksomhed har derfor i princippet kun én hjemmeside. Til gengæld kan virksomheden have eller deltage i flere forskellige eksterne portaler, som kan omhandle forskellige emner og være rettet til forskellige målgrupper. Kendetegnende for både hjemmeside og eksterne portaler er, at de teknisk ikke behøver hænge tæt sammen med den interne portal, men som oftest bygger på et selvstændigt præsentations-, administrations- og data-lag, som ligger uden for virksomhedens firewall. I det følgende vælger jeg ikke at skelne mellem hjemmesiden og eksterne portaler, men alene beskrive dem som virksomhedens eksterne portal.

Figur 5.1: De tre net: intranet, ekstranet, internet.

Forskellen mellem de tre net intra-, ekstra- og internet kan beskrives med figur 5.1. Udgangspunktet er de samme brugere fra kapitel 1: A og B arbejder med pc inden for firewall'en. C har ingen pc. D er salgsmedarbejderen i marken. Og så har D fået selskab på ekstranettet af en leverandør, E. Og der er en nysgerrig konkurrent, F, der alene har adgang til den eksterne portal.

Forskellige net - forskellige erfaringer

Rent teknisk er der ikke de store forskelle på intra-, ekstra- og internet, selv om der stadig er en række fordele ved at placere et intranet inden for en firewall. Det handler især om hastighed og tilgængelighed for de medarbejdere, der arbejder på selve virksomheden, og sikkerhed i forhold til aktører uden for virksomheden. Men den primære forskel ved de tre net er ikke teknisk. Det handler om, at de fungerer i forhold til meget forskellige organisatoriske og økonomiske strukturer og rationaler.

 Igennem mit arbejde med de interne virksomhedsportaler har jeg set, at der arbejdes hårdt på de tre net, dog ikke lige hårdt på alle net alle steder. Billedet er naturligvis farvet af min faglige fokus, men mit generelle indtryk er, at mens alle efterhånden har fået erfaring med hjemmeside og en del har erfaring med eksterne portaler, så er det kun få virksomheder, der har solid erfaring med begge de to sidste net: ekstranet og intranet. Især produktionsvirksomheder har prioriteret ekstranet højere end intranet, mens videnvirksomheder generelt har været tidligt ude med intranet, men sjældent har erfaringer med ekstranet, ud over ekstern adgang for egne medarbejdere.

 For de virksomheder, der ikke har erfaringer med intranet, er det ofte en stor udfordring at koble de eksterne aktiviteter sammen med de interne procedurer. Uanset om de eksterne erfaringer er høstet via hjemmeside, eksterne portaler eller ekstranet for samarbejdspartnere. Store dele af organisationen er ofte slet ikke gearet til at arbejde digitalt, fordi de digitale erfaringer er begrænset til den marketingansvarlige eller en medarbejder i produktionsafdelingen. Og hvis virksomheden ikke har erfaringer med ekstranet, er det ofte en stor mental og teknisk udfordring at åbne op for firewall'en og tillade udvalgte eksterne aktører adgang til dele af de interne digitale resurser som fx økonomisystemer.

 Uanset hvilke net virksomheden har erfaringer med, så er det kun få steder, der sker en organisatorisk koordinering mellem de forskellige net. Hjemmesiden kan være forankret i marketingafdelingen, intranettet i IT-afdelingen, og ekstranettet i produktionsafdelingen. Dermed er den organisatoriske erfaring i bedste fald spredt, i værste fald mangelfuld.

 De virksomheder, der har erfaringer inden for alle tre net, og som formår at samle disse erfaringer, står bedst rustet til at møde udfordringerne i forbindelse med den forretningsmæssige udnyttelse af virksomhedsportalen. Det handler om at have erfaringer med at kommunikere digitalt med alle, at dele fortrolig viden og gennemføre digitale transaktioner med udvalgte eksterne aktører og at involvere hele organisationen i et dagligt digitalt samarbejde.

Fortroligt og åbent net

De tre net er i det store og hele defineret ud fra en teknisk eller fysisk afgrænsning. Ser man i stedet de digitale aktiviteter ud fra en forretningsstrategisk vinkel, giver det mere mening at skelne mellem et fortroligt og et åbent net. I det fortrolige net kender man hinanden og har en etableret forretningsmæssig relation. Der er derfor en særlig strategisk interesse i at kommunikere, arbejde sammen, dele viden samt fastholde og udvikle en organisatorisk tilknytning til hinanden. Det fortrolige net består af intra- og ekstranet.

 I det åbne net kender virksomheden i princippet ikke målgruppen på forhånd - selv om de naturligvis har en række formodninger om og forventninger til dem. Det åbne net består af virksomhedens hjemmeside og eksterne portaler.

Figur 5.2: Fortroligt og åbent net.

I stedet for at fastholde en adskillelse mellem intra-, ekstra- og internet er det langt mere interessant at skelne mellem et fortroligt og et åbent net (figur 5.2). Det fortrolige net dækker over kendte brugere i eller uden for virksomheden. Om de er ledere, faste medarbejdere, freelancere, samarbejdspartnere eller kunder, er i denne sammenhæng underordnet, det centrale er deres forretningsmæssige betydning for virksomheden. I modsætning til disse kendte brugere er brugerne ukendte på det åbne net.

Udefra og ind - indefra og ud

Interessen for de digitale muligheder er startet på det åbne net med fokus på virksomhedens digitale relationer over for den almindelige forbruger i form af business-to-consumer-portaler (B2C). Dernæst blev der sat fokus på de digitale relationer virksomheder og virksomheder imellem i form af business-to-business-portaler (B2B). Senest er der blevet sat fokus på virksomhedens digitale relationer over for medarbejderne i form af business-to-employees (B2E). Det digitale fokus har bevæget sig udefra og ind, men jeg er overbevist om, at det for den enkelte virksomhed er langt mere givtigt at starte indefra.

 Den interne portal må aldrig blive et mål i sig selv, men skal altid kobles til mål i forhold til virksomhedens eksterne interessenter, men udviklingen skal starte i virksomheden selv, inden for daglig kommunikation, samarbejde, videndeling og organisatoriske samspil mellem virksomhedens medarbejdere. Dernæst kan den digitale understøttelse af kommunikation, samarbejde, videnstyring og organisatorisk udvikling bredes ud til de kendte eksterne interessenter og videre til de ukendte interessenter.

 Virksomheden bør derfor arbejde sig hen imod et samlet digitalt fundament, som gøres gradueret tilgængeligt afhængigt af brugerens relation med virksomheden. Jo tættere relationerne er, desto stærkere er behovet for, at portalen er med til at styrke dialog, innovation, udvikling af ny viden og organisatorisk udvikling. Disse langsigtede potentialer stiller ikke alene store krav til portalen, men de forudsætter også et tæt personligt samspil mellem bruger og virksomhed. Jo mindre tætte relationerne er mellem virksomhed og bruger, desto mere handler det om at sikre den rette information, effektivisere det daglige samarbejde, synliggøre viden og forstærke eksisterende organisatoriske relationer. Alt sammen mål, som kan nås uden personlig interaktion.

 Mens mange har forsøgt at hente erfaringer fra de mere perifere og rent digitale relationer for at udnytte dem til at skabe og styrke de mere strategiske relationer, er jeg overbevist om, at det både er lettere og forretningsmæssigt mere fornuftigt først at starte med at styrke de tætte strategiske og personlige relationer digitalt og derefter udbrede disse erfaringer til virksomhedens mere perifere relationer.

Figur 5.3: Fælles fundament - indefra og ud.

Virksomhedsportalen i figur 5.3 er virksomhedens fælles digitale fundament. Det, der tidligere var adskilt i forskellige net, handler nu om at give forskellige brugere med forskellig strategisk betydning for virksomheden forskellig adgang til indhold og funktionalitet. Det handler altså om forskellige fortrolighedsniveauer. Jo tættere og mere fortrolig relationen er, desto vigtigere er det at knytte brugerne til virksomheden via tætte personlige og digitale samspil. Jo svagere og mindre fortrolig relationen er, desto færre resurser bør virksomheden bruge på at styrke relationen, og den kan ofte klares alene via et digitalt samspil.

Er der samspil mellem nettene?

Alle virksomheder kan opnå forretningsmæssige fordele ved at understøtte såvel de meget tætte og strategiske som de mere perifere relationer digitalt. Men der vil naturligvis være forskelle fra virksomhed til virksomhed, fra branche til branche, i forhold til hvilke niveauer det giver særlig mening at understøtte digitalt. Det vigtigste er, at niveauerne ses i sammenhæng, og at de digitale aktiviteter koordineres.

Spørgsmål

• Hvilke tekniske og organisatoriske erfaringer har virksomheden med de tre net?
• På hvilken måde er disse erfaringer koordineret?
• Hvad kan bedst beskrive virksomhedens digitale strategi: udefra og ind eller indefra og ud?
• På hvilket fortrolighedsniveau er virksomhedens næste organisatoriske og digitale udfordringer?